Den passenden Deckel finden
von Joachim Baumgart, Senior Consultant, ncc Management Consultants GmbH
erschienen in der Zeitschrift “IT-Mittelstand” (Ausgabe 6/2011)
Primäres Ziel beim IT-Outsourcing ist die Senkung der Fixkosten für den IT-Betrieb. Doch ohne klare Ziele und Auswahlkriterien fällt die Wahl eventuell auf den falschen Partner. IT-Berater können bei der Suche nach dem passenden Dienstleister helfen.
Outsourcing der IT – Ja oder Nein? Diese Frage stellen sich viele mittelständische Unternehmen. Die Erwartungen sind hoch: Kostensenkung und Transparenz durch Auslagerung (von Teilen) der IT bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung durch Zukauf spezialisierter, effizienter Leistungen. Damit diese erwarteten Vorteile auch tatsächlich realisiert werden können, steht vor der Entscheidung für einen Outsourcing-Partner die Entwicklung der passenden Strategie. Diese muss stets auf die speziellen Anforderungen des Sourcing-Gebers zugeschnitten sein, damit der passende „Deckel für den Topf“ gefunden werden kann.
Warum und wofür wird ein Partner gesucht? Zur Deckung kurzfristiger Bedarfe oder als langfristigen Partner zur Umsetzung strategischer Ziele? Zur Klärung dieser Fragen können Unternehmen eine IT-Beratungin Anspruch nehmen. Die Berater ermitteln den tatsächlichen Bedarf und die Reife des potenziellen Outsourcing-Gebers und unterstützen diesen bei der Entwicklung kritischer Erfolgsfaktoren. Hierzu gehört vor allem die Entwicklung einer Vision für das beauftragende Unternehmen. Zudem geht es um eine objektive Bewertung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Damit verbunden ist die Definition konkreter kurz-, mittel- und langfristiger Ziele und Kriterien, die als Grundlage zur Auswahl potenzieller Partner dienen.
Vorbeugen statt Nachbessern
Die Beratung sollte dabei bereits bei der Definition der Auswahlkriterien an Bord sein, nicht erst bei der Ausarbeitung des Vertrags. Dann dürfte auch ein Fehler nicht mehr passieren, den Unternehmen jeder Größe immer wieder machen: Sie lassen sich voreilig auf einen – auf den ersten Blick – viel versprechenden Partner ein. Kehrt nach Abschluss der Verträge erst einmal der Alltag ein, ist das Jammern oft groß.
Berater helfen dabei, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und beide Parteien aufeinander abzustimmen. Sie achten beispielsweise darauf, dass die Referenzen des potenziellen Partners in Größe und Branche dem eigenen Unternehmen entsprechen.
Neben wirtschaftlichen und fachlichen Aspekten geht es bei der Auswahl vor allem aber auch um Kompatibilität hinsichtlich „weicher Faktoren“ wie etwa gemeinsame Werte, Verständnis individueller und gemeinsamer Anforderungen, Erwartungen und Ziele, gegenseitiges Vertrauen sowie offene Kommunikation. Da die persönlichen Beziehungen sehr wichtig sind, sollte der Auftraggeber bereits im Vorfeld den direkten Kontakt zu den Personen suchen, die später die Alltagsarbeit leisten.
Der Berater agiert in dieser Konstellation quasi als Kuppler mit dem Ziel, die richtigen Partner zueinander zu bringen. Zudem hilft er bei der Entwicklung von Fähigkeiten, die zur Pflege langjähriger, erfolgreicher Beziehungen entscheidend sind. Dazu gehört auch die Frage nach einem möglichst schmerzfreien Ende der Beziehung, sofern das irgendwann erforderlich wird.
Die Suche nach dem richtigen Partner ist letztendlich immer eine sehr persönliche Angelegenheit. Ob man dabei auf professionelle Hilfe setzt, um den langfristigen Erfolg der Beziehung durch klare Ziele und Vereinbarungen abzusichern oder nicht, bleibt jedem selbst überlassen.