Mit klaren Strukturen IT-Projekte effizient bewältigen (Teil 2)
von Jochen Beuttel, Geschäftsführer, ncc Management Consultants GmbH
erschienen auf b4boberbayern.de am 19.10.2011
Ein Projekt kann erst dann als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden, wenn es von allen betroffenen Mitarbeitern im Alltag integriert und akzeptiert ist.
Gerade im Mittelstand identifizieren sich die Mitarbeiter stark mit ihrem Betrieb und sehen Veränderungen oft mit Scheu entgegen. So ist es wichtig, frühzeitig über die Notwendigkeit und den Nutzen der angedachten Projekte zu informieren sowie regelmäßig den Status der Entwicklung zu kommunizieren. Ob in Team- und abteilungsübergreifenden Meetings oder in Einzelgesprächen. Wenn betroffene Mitarbeiter von Anfang an in die Entscheidungsprozesse eng mit eingebunden sind und beim Entwickeln von Projekten mitwirken, wird das Ergebnis auch überwiegend akzeptiert. Durch gezielte Schulungen, Coaching und Probephasen erlangen die Mitarbeiter auch die Sicherheit, die sie im Alltag im Umgang mit den Neueinführungen brauchen.
Plan mit Methode
Projekte können umso erfolgreicher abgewickelt werden, wenn alle Beteiligten, unabhängig in welcher Rolle, die Regeln des Projektmanagements beherrschen und sich auch daran halten. Die international anerkannte Projektmanagement-Methode PRINCE2 baut auf die Gliederung in drei Ebenen auf. PRINCE steht für „PRojects IN Controlled Environments?. Insbesondere im Handbuch zur erfolgreichen Projektsteuerung finden sich Antworten auf Fragen wie: Wie kann ich Aufgaben delegieren, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren? Wie setzt sich ein effektiver Lenkungsausschuss zusammen? Zudem ist die Methode PRINCE2 generisch und eignet sich für jede Art von Projekten, auch außerhalb der IT.
Fazit: Projekte lassen sich erfolgreich managen, wenn…
- … die Planung hinsichtlich Zeit, Ressourcen und Budget ehrgeizig, aber dennoch realistisch aufgesetzt ist.
- … Verantwortlichkeiten und Ebenen klar definiert sind.
- … alle Beteiligten sich an Reportings und Zeitpläne halten.
- … betroffene Mitarbeiter frühzeitig eingebunden und geschult werden.
Teil 1 des Beitrags finden Sie hier.